客户使用口译服务常出现的一个误区，就是以为口译员不需要准备：既然是翻译，就应该张口即来。孰不知，这是最要不得的一种误解。
口译员不是水龙头，拧开就有水。一场成功的会议口译需要译员提前花大量时间做好准备工作。而这种准备的先决条件就是客户的合作，也就是客户及时向译员提供完整材料。
一般来说，一天的会议需要两天时间来准备；对于内容错综复杂、技术性特别强的会议，一天的会议耗时一周来准备也并不罕见。
您理想的口译员可能在您会议开始前的几天都很忙；他们在做其他工作时将无法分身阅读您的材料。因此，我们建议客户至少提前两到四周提供材料给口译员，以便他们有充足时间进行准备。
可能有客户会担心泄密的问题。保密是翻译这个特殊行业的职业操守之一。无论有无明文规定，具有专业素养的译员都会严格遵守保密规定。当然，如果客户不放心，可与译员签署详尽的保密协议。
可能有客户会说，大会上有很多位发言嘉宾，而有些嘉宾到最后一分钟才会把稿子给我们。这就涉及到一个沟通的问题：不论是译员与客户之间，还是主办方与演讲嘉宾之间，及时、有效的沟通对于保证口译会议的成功都是至关重要的。
译员要向主办方、主办方也要向嘉宾晓以利害。试想，演讲者要下多大功夫字斟句酌、反复排练。但是别忘了，无论您做过多少精心准备，您的演讲质量最终仍取决于翻译的质量。如果演讲效果败在翻译这一环节上，那么之前的所有努力就都付诸东流了。
因此，各方应达成一个共识：既然决定使用翻译，就应提前提供资料给译员。如果由于特殊情况，嘉宾无法提前完成材料，那么初稿、甚至是不完整的初稿，只要提前提供，也是很有参考价值的。相反，如果在会议正式开始前几分钟才将材料交到译员手上，那么即使材料准备得再完美，也是几乎毫无意义的，因为译员没有时间去读。
请记住这个黄金法则：如果演讲者手里有材料，译员就应提前拿到这些材料。这些材料包括演稿件、幻灯片、音频、视频，以及会议将要使用的其它文档（如将在会场传阅的文件）。请记住：这些材料需要提前提供。
如果主持人有介绍嘉宾的讲稿，那么该讲稿也需提前提供给翻译。所有讲者的人名、头衔、简历，以及各机构名称等均需提前提供。这些信息看似琐碎，但信息密度大，难跟、难记、难念，对口译员造成很大挑战。
